Schritt für Schritt

Ordnung im Büro
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Vorher / Nachher


Such- und Ablagezeiten, Nacharbeit, Fehlerkorrekturen, Doppelarbeit und Wartezeiten sind in heutigen Büros an der Tagesordnung. Und selbst zum Aufräumen fehlt die Zeit.
Zusätzliche Auswirkungen sind: Streß, ständige Überlastung und Fehler.

Fraunhofer Institut (Studie 2010): 27 % der Arbeitszeit wird in Büros unproduktiv verschwendet. Das sind bis zu 60 Tage pro Jahr ! Die Begründung lautet: Mangelnde Büroorganisation und schlechte Abläufe. Es ist Zeit, die Prozesse in den Büros nachhaltig zu verbessern !

Das Ergebnis ist immer wieder verblüffend:

  • 20 % mehr Effizienz für Ihr Büro sind möglich !
  • Das sind pro Tag 1-2 Stunden mehr effektive Zeit ...

Und nebenbei entsteht sogar eine enorme Motivationssteigerung...

Und so funktioniert es


Mit der Workshopreihe LeanOffice21 werden wir in 6 Tagen (im Abstand von ca. 3-6 Wochen) Schritt für Schritt die Prozesse im Büro vereinfachen und schlanker gestalten. Die Mitarbeiter werden aktiv in die Verbesserungen einbezogen, erarbeiten Lösungen und setzen diese dann um.

  • Tag 1: Vorbereitung + Analyse
    Ist-Analyse, Impulsvortrag, Ziele definieren, Mitarbeiter abholen
  • Tag 2: Aufräumen und Selbstorganisation + Papier reduzieren
    Verschwendungsbewusstsein, professionelles Aufräumen (5S-Aktion), Ordnung und Sauberkeit, Selbstorganisation, Wiedervorlage ...
  • Tag 3: Outlook Professional
    Vom Fortgeschritten Outlook-User zum Profi, Tipps & Tricks, E-Mail-Flut einfach beherrschen, Aufgabenorganisation, Zeit- und Selbstmanagement mit Outlook …
  • Tag 4: Nachhaltigkeit + Vereinbarungen erarbeiten
    Nachhaltigkeit sichern, Team-Vereinbarungen erarbeiten und beschließen, letzter Feinschliff Papier & Digital, Unklarheiten auflösen, weitere interne Verbesserungsvorschläge sammeln …
  • Tag 5: Verbesserungen im Team (Teil 1)
    z.Bsp. PC-Ablagestruktur (Kunden, Projekte, Verwaltung), Einsatz von OneNote, Suchzeitenreduzierung, Abteilungsstandards, Büromaterialverwaltung, Besprechungen, Outlook-Kalender-Spielregeln …
  • Tag 6: Verbesserungen im Team (Teil 2) + Prozess-Optimierungen
    Durchlauf- und Bearbeitungszeiten, Prozess-Mapping, Papier reduzieren, Suchzeitenreduzierung, Fehlerreduzierung, Visualisierungen, Kennzahlen ....

1-Minuten-Check


Wie "fit" ist Ihr Büro ?

  • Auf meinem Schreibtisch bilden sich Papier- und Lesestapel
  • Ich suche öfters (länger als 60 Sekunden) nach Unterlagen
  • Ich finde einige Unterlagen auf anderen Arbeitsplätzen nicht
  • Meine Wiedervorlage quillt über
  • Ich erreiche oft nicht das, was ich mir vorgenomen habe
  • Ich habe das Gefühl, ständig zu rennen und reagiere manchmal sogar gereizt
  • Mein E-Mail-Posteingang ist voll
  • Meine Outlook-Aufgaben leuchten rot
  • Ich werde von anderen daran erinnnert, was ich vergessen habe
  • Ich klicke oft im Dateiexplorer die Verzeichnisse rauf und runter, um Dokumente zu finden
  • Ich mache viele Dinge parallel (Multitasking)
  • Ich habe keine Zeit zum Aufräumen

Bereits ein "JA" ist ein Signal. Befreien Sie sich endgültig von zuviel Ballast im Büro!

Unordnung kostet Geld!


Unordnung, suchen und nicht optimale Prozesse kosten Geld

Erfolg hat drei Buchstaben: T - U - N

  • Keine andere Investition rechnet sich so schnell wie diese!
  • Bereits nach 2-8 Wochen ist der ROI (Return on Investement) erreicht!

Wußten Sie das ?


  • 27 % der Arbeitszeit wird in Büros unproduktiv verschwendet. Das sind ca. 60 Tage pro Jahr ! (Fraunhofer Institut Studie 2010)
  • 15-20 % der Arbeitszeit verbingen wir mit Suchen (Fraunhofer Institut)
  • Bei 2/3 aller Mitarbeiter sind Rückfragen und Nacharbeit an der Tagesordnung (Fraunhofer Institut)
  • 70 % aller Fehler im Unternehmen haben ihre Ursache in Prozessen der Administration, nur 30 % in der Produktion (Studie DGQ)
  • Jeder 4. Mitarbeiter leidet unter Streß und ist kaum noch motiviert. Das ist die häufigste Ursache für Krankmeldungen (ERO)
  • Jeder Anwender druckt und kopiert pro Tag 35-50 Seiten. Der Verbrauch an Papier ist in den letzten 10 Jahren um 63 % gestiegen (Xerox)
  • Jede 3. E-Mail wird in deutschen Unternehmen nicht beantwortet (Novomind AG)
  • Suchst Du noch ... oder arbeitest Du schon ? (Jörg Reimann)

"Dafür haben wir keine Zeit!"


Kein Mensch hat die Zeit zum Aufräumen, aber ganz Deutschland hat die Zeit zum Suchen! Seien Sie bitte ganz ehrlich mit sich. Und wer sucht, arbeitet noch nicht ....

Weitere "Ausreden" unseres inneren Schweinehundes sind oft:

"Ein Genie beherrscht das Chaos !" (Albert Einstein)
Das stimmt sogar ein Einzelfällen. Doch das Chaos ist leider nicht teamfähig !

"Die Ordnung hält sowieso nicht lange an !"
Wir räumen professionell auf. Mit System. Nachhaltig. Nur noch einmal aufräumen und dann nie wieder. Mit Garantie!

"Bei uns ist alles in Ordnung !"
Sie sind schon richtig gut. Herzlichen Glückwunsch! Und doch zeigen unsere Erfahrungen, daß die Prozesse noch einmal um 20 % effizienter werden können.

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